ERP – Opensource hay Brand Name?


Tại sao lại là ERP (Enterprise Resource Planning)?

Ngành khoa học máy tính sơ khai chỉ phục vụ cho các tập đoàn lớn và các công ty đa quốc gia, đó là khi các bạn thấy các hệ thống máy chủ Mainframe to lớn đồ sộ với kích thước bằng cả toà nhà ra đời. Và mục đích đầu tiên của máy tính là phục vụ cho doanh nghiệp và đến bây giờ vẫn vậy.


Các công ty bắt đầu khởi nghiệp, họ sẽ dùng những phần mềm khác nhau cho những mục đích khác nhau ví dụ quản lý kho sẽ dùng hệ thống khác, bán hàng sẽ sử dụng hệ thống khác, và quản lý khách hàng lại quản lý theo một cách khác. Đến khi công ty đủ lớn mạnh họ chợt nhận ra không thể quản lý công ty theo cách cũ, đã đến lúc tích hợp lại mọi thứ và quản lý tập trung, đã đến lúc sử dụng 1 hệ thống duy nhất để quản lý nguồn lực bên trong lẫn bên ngoài. Những lý do cụ thể mà các công ty đầu tư vào ERP sẽ khác nhau, nhưng thông thường sẽ là giảm chi phí và nâng cao năng suất đứng đầu danh sách.


Có bao giờ bạn ngồi nghe các bạn presale thuyết trình hệ thống ERP của họ. Khi nghe xong các bạn chỉ muốn xin tiền để triển khai ngay? ERP như chắp thêm đôi cánh cho doanh nghiệp, chỉ cần triển khai ERP thì bạn sẽ cắt giảm được ngân sách, hệ thống trơn tru, tiết kiệm thời gian, và đẩy mạnh bán hàng? ĐÓ là những lợi ích bạn sẽ nhận được khi và chỉ khi bạn triển khai và tích hợp thành công. NHƯNG có đến 75% các dự án đã thất bại khi triển khai ERP. Và 64% dự án đã vuợt quá ngân sách khi triển khai thành công ERP.



Hãy bỏ qua những lợi ích khi các bạn đã triển khai ERP thành công, điều gì sẽ làm chúng ta cân nhắc khi chọn ERP ở Việt Nam?

Thật sự quyền chọn sẽ không nằm trong tay bạn dù bạn là CTO/CIO/ hay IT Director ở những công ty lớn, hay công ty đa quốc gia. Vì những công ty lớn thường sẽ có những lựa chọn theo yếu tố “chính trị”, an toàn với những tên tuổi lớn như là SAP, hay Oracle. Mặc dù hệ thống ERP của những brandname này rất đắt đỏ và không dễ để triển khai. Vì khi là một công ty cổ phần, chuẩn bị lên sàn, hay công ty có tiếng, thì tất cả vẫn sẽ đặt thương hiệu lên hàng đầu. Những chủ đầu tư của những công ty này sẽ không muốn mang tiếng là sử dụng opensource cho hệ thống đắt giá của mình.


Và đó sẽ là bắt đầu cho câu chuyện hệ thống Brand Name ERP sẽ chấp cánh cho doanh nghiệp của bạn hay là gánh nặng để bạn sẽ phải sống chung?

Bạn đã cố gắng xin được 1 khoảng đầu tư tương ứng để triển khai Brandname ERP, ví dụ như SAP thì không dưới 7 Triệu $ ($ chứ không phải VNĐ nha các bạn), và mình cho rằng sau khi dùng 7 Triệu $ để triển khai thành công trong ít nhất 12 tháng, và bạn thở phào nhẹ nhõm, tưởng chừng như mọi cam go đã qua hết sau khi làm 1 tỉ việc để phân tích hệ thống, tích hợp hệ thống, training cho user…) và mỗi năm bạn phải trả tiền license thêm vài Tỉ đồng. Khi mình còn làm Head of IT ở Canon, và khi chúng tôi đang chuẩn bị triển khai ERP của Microsoft, và khi đó chúng tôi phải chấp nhận trả gần 2 Tỉ vnd tiền license cho vài chục người sử dụng hệ thống.

Mình muốn nhấn mạnh ở đây là các bạn phải tiên liệu được hidden cost (chi phí ẩn) cho 5-10 năm tới, chứ không phải bạn chỉ cần xin cục tiền để triển khai hệ thống là xong. Vì ở mỗi công ty sẽ có những quy trình xin budget khác nhau, ở công ty cũ của mình, đầu năm là mình phải “xin tiền” để sử dụng cho cả năm ^^. Nếu giữa năm mà mình ngửa tay xin thêm thì là có chuyện, lúc đó phải chiến đấu máu chảy đầu rơi thì mới xin thêm được các bạn ạ.


Đó là tiền triển khai và license. Nhưng đùng 1 cái, bạn chuyển mô hình kinh doanh, từ bán sỉ thành bán lẻ để hợp với thị trường, hợp với thời đại, vì theo chiến lược mới nếu không làm như vậy thì doanh số sẽ giảm sút. Và lúc này bạn sẽ rất đau đầu với chi phí khi chơi với các anh lớn, chi phí customize và sửa đổi là không nhỏ, cỡ cỡ vài trăm nghìn cho 1 process (mình lại nhấn mạnh là $ chứ không phải VND nhé). Nói đến đây lại chạm tới nỗi đau của mình, hồi đó Canon chỉ chơi với NTT cho hệ thống network độc quyền của họ. Mình nói độc quyền là tại vì mình không được đụng chạm gì tới router đang kết nối đến NTT, và khi mình muốn add thêm route cho con router đó, và dĩ nhiên nếu mình làm thì chỉ cần 3 giây với 1 dòng lệnh, nhưng mình phải gọi qua NTT ở Nhật để add dòng lệnh giúp mình, và cuộc gọi đó tốn của Canon $2000 các bạn à. Đó là hậu quả khi chơi với các anh lớn, các anh lớn sẵn sàng giúp mình nhưng mình vẫn phải có tiền trước đã.

Vậy là chi phí để triển khai ERP các bạn phải cân nhắc chi phí triển khai, license, maintenance và chi phí chỉnh sửa trong tương lai nếu cần thiết.

Và trong trường hợp này cái đắt nhất chưa phải là cái tốt nhất và nhiều khi nó là nguyên nhân và là gánh nặng cho doanh nghiệp trong tương lai.


Bạn có bao giờ đổi trả hàng ở H&M hay Nguyễn Kim? Các bạn phải chờ ít nhất là 30’ để các bạn bán hàng tương tác trên hệ thống ERP, vì quy trình đổi trả hàng rất khó định nghĩa và làm luồng đi trong hệ thống kế toán. Các bạn sẽ phải mua lại món hàng đó với giá như thế nào, và bán lại món hàng được thay thế với giá như thế nào, và nhập kho, xuất kho ra sao? Hệ thống càng lớn, quy trình sẽ càng phức tạp. Và vô tình sẽ làm cho nhân viên cảm thấy nản khi phải làm những thủ tục như vậy, hoặc làm cho khách hàng bất bình khi phải ngồi chờ đổi trả hàng. Và còn rất rất nhiều vấn đề các bạn phải tìm ra trong quá trình triển khai ERP.

Và nếu như bạn có quyền chọn open source cho công ty thì thật là tuyệt vời vì bạn có thể tiết kiệm được chi phí triển khai, license và maintenance. Và nếu cần thiết cho những thay đổi trong tương lai bạn có thể xây dựng hẳn 1 đội gồm 2 người, để chuyên chỉnh sửa và phát triển các module trong tương lai cho doanh nghiệp của bạn.


Và đây là 7 tiêu chí để các bạn có thể chọn được 1 hệ thống ERP phù hợp và không biến vũ khí tối thượng của doanh nghiệp thành một cơn ác mộng kéo dài dai dẳng:


1- Lựa chọn ERP phải phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Xác định chính xác nhu cầu của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng tích cực đến tất cả các lựa chọn của bạn. Trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn ERP, bạn nên phân tích chính xác các quy trình kinh doanh và chỉ ra được các lĩnh vực mà bạn thấy chưa hoàn chỉnh hoặc cần phải cải thiện. Trong thị trường ERP ngày nay, nhiều hệ thống cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh có thể có hiệu quả trong việc quản lý các quy trình kinh doanh trong tương lai của bạn.


2- Lập kế hoạch ngân sách hiệu quả

Vì phần mềm ERP là một khoản đầu tư lớn, bạn nên cẩn thận nhất có thể trong kế hoạch ngân sách của mình. Bạn có thể nghĩ rằng cái đắt nhất là cái tốt nhất khi bạn mua bất kỳ thứ gì. Tuy nhiên, bạn không nên áp dụng quan điểm truyền thống này trong quá trình lựa chọn ERP và chọn cái đắt nhất, nhưng như mìnhi đã nói trong mẹo đầu tiên, hãy chọn hệ thống mà bạn có thể nhận được nhiều nhất cho doanh nghiệp của mình.


3- Chọn một ERP linh hoạt cho tương lai của bạn

Khi đầu tư vào hệ thống ERP, các doanh nghiệp đang mong đợi tiết kiệm năng suất, thời gian và chi phí trong quy trình kinh doanh của họ. Một hệ thống không thể thích ứng với việc thay đổi các quy trình với công nghệ đang phát triển có thể gây ra điều ngược lại. Để tránh tình trạng này, trước tiên bạn phải thừa nhận rằng hệ thống ERP là một cấu trúc sống. Hệ thống của bạn cần phát triển khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Trước khi lựa chọn, bạn nên ưu tiên cho phần mềm ERP linh hoạt và có thể phát triển, chỉnh sửa trong tương lai


4- Hệ thống ERP của bạn phải thích ứng với công nghệ mới

Mỗi ngày trôi qua, chúng ta làm cho mọi khía cạnh của cuộc sống trở nên dễ dàng hơn với những phát triển công nghệ mới. Chúng ta sống quá nhanh đến nỗi sự chậm lại trong công việc của bạn có thể gây phiền nhiễu. Điều rất quan trọng là hệ thống ERP của bạn tương thích với các công nghệ của ngày hôm nay và ngày mai. Bạn có thể duy trì thành công của mình với một hệ thống có thể theo kịp các phát triển ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh vực như Công nghiệp 4.0. Ở Pitech chúng tôi build hệ thống ERP from crash (nhưng các bạn đừng bắt chước, nó sẽ tốn rất nhiều resource, và chỉ có thể phù hợp khi bạn startup một công ty công nghệ mà thôi, vì trong tay bạn có rất nhiều developer ^^)


5- Chọn đối tác thực hiện có tâm

Lựa chọn ERP là bước đầu tiên của con đường chuyển đổi kỹ thuật số. Sau bước đầu tiên này, bạn sẽ đi một chặng đường dài với nhiều giai đoạn và vô số chướng ngại ở mỗi giai đoạn. Điều rất quan trọng là không được ở một mình giữa chừng và bạn nên chọn một đối tác có thể hỗ trợ bạn khi bạn cần vượt qua trở ngại. Bạn có thể nhận phản hồi từ các công ty khác đã sử dụng phần mềm ERP mà bạn sắp chọn.


6- Chọn một hệ thống tương thích với phần mềm hiện có của bạn

Bạn có thể đã sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng khác cho doanh nghiệp của mình ngoài hệ thống ERP. Nếu bạn hài lòng với các ứng dụng này và không muốn lãng phí khoản đầu tư của mình, bạn nên chọn một phần mềm ERP hiệu quả hơn phù hợp để tích hợp. Ví dụ: nếu bạn hiện đang sử dụng hệ thống CRM và không muốn thay đổi nó, bạn có thể kiểm tra xem hệ thống ERP bạn sắp triển khai có cung cấp, tích hợp hay không.


7- Ưu tiên các hệ thống ERP thành công trong lĩnh vực của bạn

Các quy trình kinh doanh và yêu cầu của từng lĩnh vực là khác nhau. Bạn có thể nghiên cứu các hệ thống được sử dụng bởi các đối thủ cạnh tranh và hưởng lợi từ các giải pháp dành riêng cho ngành. Trong quá trình lựa chọn của bạn, bạn có thể hỏi các nhà cung cấp phần mềm nếu họ đã phục vụ ngành của bạn trước đó.

Theo cách này, bạn có thể di chuyển với các hệ thống cụ thể trong ngành và cung cấp hiệu quả cao hơn.


Nếu bạn chú ý đến 7 lời khuyên này trước khi bạn lựa chọn ERP, bạn có thể thoát khỏi cơn ác mộng khi dự án không thành công trong một thời gian. Nhưng hãy nhớ rằng, sau khi lựa chọn ERP, thì chặn đường lâu dài và mệt mỏi đang chờ bạn. Bỏ qua quá trình lựa chọn một cách hiệu quả, bạn có thể sẽ tạo ra được sự khác biệt, và tạo được lợi thế trước đối thủ của doanh nghiệp mình ở đấu đường. Mình hy vọng cuối con đường sẽ là hạnh phúc cho bạn và doanh nghiệp của bạn ^^.


Đọc thêm những thảm hoạ ERP ở đây https://www.cio.com/article/2429865/enterprise-resource-planning-10-famous-erp-disasters-dustups-and-disappointments.html


p/s: đây là góc nhìn cá nhân từ thực tế của mình, khi chứng kiến khủng hoảng hậu "go live".

"chính trị" ở trên có nghĩa là quyết định dựa trên những thứ khác về danh tiếng,.. chứ không phải là ROI.

Drop Me a Line, Let Me Know What You Think